Política de Privacidade do Tonic AI - Edição Enterprise

Versão 1.0 – Junho de 2026

A presente Política de Privacidade Enterprise explica a forma como a Tonic Easy Medical S.A. (“Tonic”, “nós”, “nos”) trata Dados Pessoais quando acedes ao Tonic AI como Utilizador Autorizado ao abrigo de um Contrato de Subscrição empresarial celebrado entre a Tonic e o teu empregador ou a organização com a qual colaboras (o “Cliente”).

A presente política aplica-se exclusivamente ao acesso Enterprise. A Política de Privacidade da Tonic – Edição Individual, publicada no website da Tonic, aplica-se apenas à utilização individual direta da plataforma da Tonic, incluindo o Tonic AI, fora de qualquer subscrição empresarial. Caso disponhas de ambos os contextos, a presente Política de Privacidade Enterprise rege a tua atividade no âmbito da Edição Enterprise.

1. Papéis em matéria de proteção de dados

1.1. No âmbito da tua utilização Enterprise do Tonic AI, o Cliente atua como Responsável pelo Tratamento relativamente a: (a) informações da tua conta e dados de autenticação; (b) registos de utilização atribuíveis a ti enquanto Utilizador Autorizado; e (c) quaisquer Dados Pessoais que possam ser inadvertidamente incluídos nos Inputs.

1.2. A Tonic atua como Subcontratante em nome do Cliente para as finalidades estabelecidas na presente política e no Contrato de Subscrição.

1.3. A Tonic atua como Responsável pelo Tratamento exclusivamente para: (a) gerar conjuntos de dados agregados e irreversivelmente anonimizados. Uma vez concluído o processo de anonimização, os conjuntos de dados resultantes deixam de estar abrangidos pelo âmbito de aplicação do RGPD e não constituem Dados Pessoais no âmbito do artigo 4.º, n.º 1, do RGPD; e (b) os Dados Pessoais limitados que a Tonic deve conservar para cumprir as suas próprias obrigações legais (incluindo as obrigações de vigilância ao abrigo do MDR e de conservação de dados no âmbito da farmacovigilância, com fundamento no artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD).

1.4. A Tonic pode também atuar como Responsável pelo Tratamento independente para atividades de tratamento relacionadas com conformidade regulamentar, incidentes de segurança, análises baseadas em dados anonimizados e integridade da plataforma (artigo 6( 1)( f), do RGPD – interesse legítimo na manutenção de um serviço seguro e fiável).

1. Dados Pessoais que tratamos

2.1. Quando acedes ao Tonic AI no âmbito da Edição Enterprise, são tratadas as seguintes categorias de Dados Pessoais:

• Dados de identificação e profissionais: nome, endereço de email profissional, identificação profissional, especialidade profissional, país de exercício da profissão e a entidade jurídica através da qual estás autorizado.
• Dados de autenticação: identificadores de autenticação, tokens de autenticação multifator.
• Dados técnicos e de utilização: endereço IP, identificador do dispositivo, tipo de browser, sistema operativo, timestamps de início de sessão, duração da sessão e registos de acesso.
• Inputs: consultas e prompts que submetes ao Tonic AI durante o suporte à decisão clínica, que podem conter incidentalmente Dados Pessoais, apesar da proibição prevista na cláusula 4 das Condições de Utilização Enterprise.

2.2. A Tonic não recolhe dos Utilizadores Autorizados: data de nascimento, morada de residência, número de telefone pessoal, estado civil, informações financeiras ou quaisquer Dados Pessoais sensíveis que não sejam necessários para a autenticação e utilização no âmbito Enterprise.

1. Finalidades e fundamentos jurídicos

3.1. A Tonic trata Dados Pessoais para as seguintes finalidades e com base nos seguintes fundamentos jurídicos:

• Prestação do serviço e gestão da conta – execução do Contrato de Subscrição (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD, para o Cliente; artigo 28.º do RGPD, para a Tonic enquanto Subcontratante).
• Segurança, monitorização e deteção de utilização indevida – interesse legítimo da Tonic e do Cliente (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD) na manutenção de uma plataforma segura.
• Cumprimento do MDR (obrigações aplicáveis a dispositivos médicos de Classe IIa), do Regulamento da UE relativo à Inteligência Artificial (AI Act) e da legislação em matéria de farmacovigilância – cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6( 1)(c), do RGPD).
• Geração de conjuntos de dados agregados e irreversivelmente anonimizados para operar e melhorar o Tonic AI e os produtos de insights da Tonic – interesse legítimo (artigo 6 (1)(f), do RGPD), sendo que a anonimização faz com que os conjuntos de dados resultantes deixem de estar abrangidos pelo âmbito de aplicação do RGPD.

1. Farmacovigilância e dados relativos a eventos adversos

4.1. O Tonic AI não é um canal de notificação de farmacovigilância. Deves comunicar as reações adversas a medicamentos ou os incidentes relacionados com dispositivos médicos à autoridade nacional competente através do canal adequado (por exemplo, em Itália: AIFA; em Portugal: Infarmed; noutras jurisdições: a autoridade competente aplicável).

4.2. Caso sejam, ainda assim, incluídas num Input informações relativas a um suspeito evento adverso, a Tonic trata essas informações exclusivamente para cumprir as suas obrigações legais ao abrigo do artigo 87.º do MDR (vigilância) e da legislação aplicável em matéria de farmacovigilância, com base no artigo 6 (1) (c), do RGPD.

4.3. Os Dados Pessoais identificáveis tratados no âmbito da farmacovigilância nunca são utilizados para fins de análise, treino de inteligência artificial ou fins comerciais. A conservação desses Dados Pessoais pode exceder os períodos de conservação previstos na presente política, quando tal seja exigido pela legislação regulamentar aplicável.

1. Dados agregados e anonimizados

5.1. A Tonic gera conjuntos de dados agregados e irreversivelmente anonimizados (artigo 6(1) (f), do RGPD – interesse legítimo na operação e melhoria da plataforma e dos produtos de insights da Tonic) a partir dos Inputs, Outputs e dados de utilização da plataforma. O processo de anonimização aplica, no mínimo, as seguintes medidas de controlo:

• Remoção de identificadores diretos.
• Transformação ou generalização de identificadores indiretos.
• Agregação em grupos que cumpram limiares mínimos de dimensão da coorte.
• Avaliações periódicas do risco de reidentificação.

5.2. A Tonic pode utilizar esses conjuntos de dados anonimizados para operar e comercializar os produtos de insights da Tonic (incluindo o Tonic BI). Os conjuntos de dados anonimizados não constituem Dados Pessoais e não permitem a reidentificação de qualquer profissional de saúde, doente ou outra pessoa.
As medidas de agregação e anonimização são concebidas para impedir a identificação ou individualização de profissionais de saúde.
A Tonic não utilizará conjuntos de dados anonimizados derivados predominantemente da atividade do Cliente para gerar informação concorrencial específica do Cliente nem para treinar modelos fundacionais sem o prévio consentimento escrito do Cliente.

1. Divulgação e partilha

6.1. A Tonic não vende, aluga nem comercializa de qualquer outra forma, os teus Dados Pessoais identificáveis.

6.2. A Tonic pode partilhar Dados Pessoais com: (a) subcontratantes que prestam serviços de infraestrutura, alojamento, segurança ou análise, estando cada um deles vinculado por obrigações de proteção de dados não menos protetoras do que aquelas a que a Tonic está vinculada perante o Cliente, em conformidade com o artigo 28 (4), do RGPD; (b) autoridades reguladoras competentes, quando tal seja exigido por lei (incluindo no âmbito da vigilância do MDR (artigo 87) e da farmacovigilância); e (c) o Cliente, sob a forma de relatórios e registos de auditoria que reflitam a tua utilização autorizada.

6.3. A Tonic não divulga o conteúdo dos Inputs a outros Utilizadores Autorizados, a outros clientes ou a quaisquer terceiros não autorizados ao abrigo do Contrato de Subscrição.

1. Localização dos dados e transferências internacionais

7.1. Os Dados Pessoais são armazenados e tratados no Espaço Económico Europeu (EEE).

7.2. Sempre que seja necessária uma transferência para fora do EEE para a operação do Tonic AI, essa transferência está sujeita a: (a) garantias adequadas ao abrigo do Capítulo V do RGPD (incluindo as Cláusulas Contratuais-Tipo); e (b) aos requisitos de consentimento e de localização dos dados previstos no Contrato de Subscrição, que podem ser mais rigorosos do que as garantias previstas apenas pelo RGPD.

1. Conservação

8.1. Os Dados Pessoais são conservados durante a vigência do Contrato de Subscrição e durante o período de eliminação nele previsto após a sua cessação, salvo quando: (a) a lei exija um período de conservação mais longo (incluindo as obrigações de conservação decorrentes da vigilância ao abrigo do MDR e da farmacovigilância); ou (b) os Dados Pessoais tenham sido irreversivelmente anonimizados, caso em que os conjuntos de dados resultantes deixam de constituir Dados Pessoais e podem ser conservados pela Tonic.

8.2. Após a cessação do Contrato de Subscrição, os Inputs são eliminados em conformidade com os prazos e o procedimento previstos nesse contrato, incluindo a emissão, mediante pedido, de um certificado de eliminação assinado pelo Encarregado da Proteção de Dados da Tonic.

1. Os teus direitos enquanto titular dos dados

9.1. Tens os direitos previstos no Capítulo III do RGPD, incluindo: direito de acesso (artigo 15), de retificação (artigo 16), de apagamento (artigo 17), de limitação do tratamento (artigo 18), de portabilidade dos dados (artigo 20) e de oposição (artigo 21). Sempre que aplicável, podes ainda retirar o teu consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado antes da retirada do consentimento.

9.2. Uma vez que o teu empregador ou a organização com a qual colaboras atua como Responsável pelo Tratamento relativamente à maioria das operações de tratamento abrangidas pela presente política, deves exercer estes direitos principalmente através do teu empregador ou da organização com a qual colaboras. Caso contactes diretamente a Tonic, a Tonic encaminhará o teu pedido para o teu empregador ou para a organização com a qual colaboras e prestará assistência na resposta ao mesmo.

9.3. Podes apresentar uma reclamação junto da autoridade de controlo da tua residência habitual, do teu local de trabalho ou do local da alegada infração, em conformidade com o artigo 77 do RGPD. Por exemplo, em Itália: Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it); em Portugal: Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).

1. Segurança

10.1. A Tonic implementa medidas técnicas e organizativas adequadas nos termos do artigo 32 do RGPD, incluindo: encriptação dos dados em repouso e em trânsito, controlos de acesso em conformidade com o princípio do menor privilégio, mecanismos de autenticação, registo e monitorização de eventos, testes de segurança periódicos e um sistema de gestão da segurança da informação alinhado com a norma ISO 27001.

10.2. A Tonic notifica o Cliente, sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de setenta e duas (72) horas, de qualquer violação de dados pessoais que afete os dados do Cliente, em conformidade com o Contrato de Subscrição e com o artigo 33 do RGPD.

1. Subcontratantes

11.1. A Tonic recorre a subcontratantes para fornecer determinados elementos do serviço Tonic AI. O Cliente concede uma autorização geral por escrito para esse recurso ao abrigo do Contrato de Subscrição. Uma lista dos subcontratantes encontra-se disponível para o Cliente mediante pedido por escrito. A Tonic notifica o Cliente de qualquer adição ou substituição de um subcontratante com, pelo menos, trinta (30) dias de antecedência em relação à produção de efeitos da alteração, permitindo ao Cliente opor-se com fundamento em motivos específicos e documentados relacionados com a proteção de dados, em conformidade com o Contrato de Subscrição.

11.2. Todos os subcontratantes estão vinculados por obrigações de proteção de dados não menos protetoras do que aquelas a que a Tonic está vinculada perante o Cliente, em conformidade com o artigo 28.º, n.º 4, do RGPD, e são sujeitos a uma avaliação de segurança e de conformidade com a legislação de proteção de dados antes da sua contratação.

1. Transparência específica para a IA

12.1. Estás a interagir com um sistema de inteligência artificial. O Tonic AI incorpora um dispositivo médico de Classe IIa com marcação CE, cuja inteção de uso é apoiar o processo de decisão clínica, e não substituí-lo.

12.2. A Tonic cumpre as obrigações aplicáveis previstas no Regulamento (UE) 2024/1689 (AI Act), incluindo as relativas à transparência, documentação técnica, gestão de riscos, supervisão humana e monitorização pós-comercialização.

12.3. Os Dados Pessoais identificáveis não são utilizados para treinar os modelos fundacionais da Tonic. Os dados agregados e irreversivelmente anonimizados podem ser utilizados para a avaliação e melhoria dos modelos.

1. Alterações à presente Política de Privacidade Enterprise

13.1. A Tonic pode atualizar periodicamente a presente política. As alterações não substanciais serão comunicadas através da plataforma ou por email.

13.2. As alterações substanciais que afetem negativamente os direitos dos Utilizadores Autorizados, ou que afetem os direitos do Cliente ao abrigo do Contrato de Subscrição, não produzirão efeitos sem o prévio consentimento escrito do Cliente.

1. Contacto e Encarregado da Proteção de Dados

Para quaisquer questões sobre a presente Política de Privacidade Enterprise ou para exercer os teus direitos enquanto titular dos dados:

Tonic Easy Medical S.A. – Encarregado da Proteção de Dados

Rua do Heroísmo 283 Arm. 1, 4300-259 Porto, Portugal

Telefone: +351 223 162 973 | Email: dpo@tonicapp.com